Tietosuojaseloste

Ad Summum Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri

Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen. Ad Summum Oy:llä on oikeus päivittää tätä tietosuojaselostetta aina tarvittaessa. Ad Summum Oy:n verkkosivuilta löytyy aina ajantasainen versio tietosuojaselosteesta.

1. Rekisterinpitäjä

Ad Summum Oy, Piispansilta 9 B, Espoo 02230, Finland, Y-tunnus 2208424-1

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa:

Heikki Lehmuskoski, heikki@oode.com

2. Rekisteröidyt

Asiakkaat ja potentiaaliset asiakkaat.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Palvelu on yrityksille ja yksityisille henkilöille tarkoitettu verkkokauppa, jonka käyttämiseksi henkilön tai yrityksen edustajan on rekisteröidyttävä.

Henkilötietoja käsitellään henkilötietolainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa palvelun tuottamisessa.

Palveluun rekisteröityneet käyttäjät ovat Ad Summum Oy:n asiakas- ja markkinointirekisterissä. Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja käytetään henkilötietolainsäädännön mukaisesti verkkokaupan toteuttamiseksi ja kehittämiseksi, yhteydenottojen ja palautteiden hoitamiseksi, maksuvalvontaan, tilastollisiin tarkoituksiin sekä muihin tarkoituksiin. Palvelun toteuttamisessa Ad Summum Oy voi käyttää kolmansia osapuolia.

Rekisteriä käytetään Ad Summum Oy:n liiketoiminnan toteuttamista, ylläpitoa ja kehittämistä sekä asiakassuhteiden ylläpitoa ja hallintaa varten. Edellä mainittuun sisältyy palvelujen myynti sekä olemassa oleville että potentiaalisille asiakkaille, asiakasviestinnän hoito sekä palvelujen, tapahtumien ja tilaisuuksien markkinointi. Lisäksi rekisteriä käytetään asiakkaiden sopimusten toimittamiseen ja ylläpitoon sekä sopimuksiin liittyvän laskutuksen perustana.

Henkilötietoja käsitellään lisäksi Ad Summum Oy:n lakimääräisten velvollisuuksien hoitamista varten.

Käsittelyn oikeusperusteena on Ad Summum Oy:n lakimääräiset velvollisuudet elinkeinon harjoittamiseen sovellettavan lainsäädännön mukaisesti, asiakkaan ja Ad Summum Oy:n väliset sopimukset, asiakkaan antama suostumus sekä Ad Summum Oy:n oikeutettu etu.

4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja:

(Esim. (a) nimi; (b) nimike tai asema; (c) osoite; (d) yritys; (e) kieli; (f) sähköpostiosoite; (g) puhelinnumero;(h) sijainti; (i) domain-osoite; ja (j) vastaukset asiakaskyselyihin ja muu palaute.

Rekisteriin kirjataan asiakkuuden hoitamiseen liittyvät tiedot, kuten yhteydenpito ja viestintä, laskutukseenja perintään liittyvät tiedot, muut toimenpiteet asiakassuhteen ylläpitämiseksi sekä näitä koskevatmuutostiedot.)

5. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen[sähköpostiosoite].

Tarkastusoikeus

Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, jos hän kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Suoramarkkinointikielto

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Suostumuksen peruuttaminen

Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Toimitettavien tietojen tulisi sisältää tiedot tietolähteiden luonteesta (esim. onko kyseessä julkisesti vai yksityisesti ylläpidetty tietolähde, organisaation/toimialan/sektorin tyyppi ja tieto siitä, mistä tieto on peräisin (esim. EU tai ei-EU). Nimenomainen tietolähde tulisi pääsääntöisesti tarjota, jollei se olemahdotonta.

Asiakastiedot saadaan säännönmukaisesti: (kirjoita, miten keräätte asiakastiedon)

• asiakkaalta itseltään asiakassuhteen syntyessä
• asiakkaalta itseltään verkkolomakkeen kautta.

7. Henkilötietojen luovuttaminen

Jos ette luovuta tietoja:

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin Ad Summum Oy:n ulkopuolelle.

Jos luovutatte tietoja, esim. näin:

Luovumme tietoja yritykselle x käyttötarkoitusta z varten. Yritys x on sitoutunut noudattamaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.

Jos käytätte esim. uutiskirjeohjelmaa tms., kirjatkaa esim. näin:

Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palvelutarjoajia (esim):

• Amazon AWS, S3
• Stripe
• Chartmogul

8. Käsittelyn kesto

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakassuhde jatkuu tai asiakas on Ad Summum Oy:lle potentiaalinen asiakas. Tietoja säilytetään sopimussuhteen päättymiseen, jollei Ad Summum Oy:tä koskevista lakisääteisistä velvoitteista muuta johdu. Henkilötietolainsäädännön mukaan oikeudellisten vaateiden laatimiseen, esittämiseen tai puolustamiseen vaadittavia henkilötietoja voidaan säilyttää niin pitkään kuin oikeudellisia vaateita voidaan tehdä. Henkilötiedot tuhotaan sen jälkeen, kun Ad Summum Oy:llä ei ole laillista oikeutta tai velvollisuutta säilyttää henkilötietoja.

9. Henkilötietojen käsittelijät

Kirjaa, ketkä käsittelevät tietoja. Esimerkiksi asiakasrekisteriä käsittelevät Yritys ry:n työntekijät.

Kirjaa tähän myös, jos ulkoistatte henkilötietojen käsittelyä alihankinnan tai ulkoistamisen yhteydessä.Tällaisia voivat olla esim. tilitoimisto tai IT-tuki, jolla on pääsy tietojärjestelmiin.

Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Jos tietoja siirretään EU:n ulkopuolelle:

Tietoja siirretään säännönmukaisesti EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Kun tietoja siirretään EU:n ja ETA:n ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Jos tietoja siirretään, kirjaa kohtaan 6 säännönmukaiset luovutukset kenelle ja miksi tietoja luovutetaan.

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Jos ette käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin, kirjatkaa esim. näin:

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

Jos käytätte tietoja automaattisen päätöksentekoon tai profilointiin, kirjatkaa käyttö ymmärrettävästi.

Selvitä profiloinnissa merkitykselliset tiedot liittyvästä käsittelyyn logiikasta samoin kuin kyseisen käsittelynmerkittävyys ja mahdolliset seuraukset rekisteröidylle.

13. Henkilötietojen käyttö ja suojaamisen yleiset periaatteet

Ad Summum Oy käyttää tarkoituksenmukaisia teknisiä ja organisatorisia tietoturvakeinoja henkilötietojen suojaamiseksi. Esim.

Kaikki käyttäjätiedot salataan (encrypted) yhtiön palvelimilla. Yrityksen ohjelmisto toimii -alustalla ja käyttäjien tiedot varmuuskopioidaan.